INFORMATIVA AI SENSI DEL REGOLAMENTO UE 2016/679 (GDPR) e D. Lgs. 196/2003 come modificato dal D. Lgs. 101/2018 ANTIS GROUP SRL Vi informa che, in relazione alla negoziazione, al perfezionamento ed alla esecuzione nonché alla gestione del rapporto contrattuale in essere, entra in possesso di dati personali come definiti dal Reg. UE 2016/679 nonché dal D. Lgs. 101/2018 (nome, cognome, sesso, residenza, data di nascita, recapito telefonico, indirizzo di posta elettronica, riferimenti bancari e di pagamento e ogni altro dato necessario per le finalità sotto descritte) di Vostri dipendenti/collaboratori e/o del/dei Vostro/i Legale rappresentante/soci/amministratori forniti direttamente dall’interessato e/o da terzi legittimati a fornire tale comunicazione. Le norme in oggetto prevedono che chi effettua trattamenti di dati personali è tenuto a informare il soggetto interessato su quali dati vengono trattati e su taluni elementi qualificanti il trattamento in forma concisa, trasparente e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro. Conformemente a quanto previsto dagli art. 13 e 14 del Reg. UE 2016/679, Vi forniamo quindi le seguenti informazioni. Titolare del trattamento e contatto è: ANTIS GROUP SRL in persona del legale rappresentante “pro tempore”, Via Bettole, 12 - 25010 Borgosatollo (BS), che può essere contattato al seguente indirizzo di recapito: antis@antisonline.it 1) Il titolare del trattamento non ha nominato un responsabile della protezione dei dati (DPO). 2) Le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali sono le seguenti: a) Senza il suo consenso (art. 6 lett. b, c, f del GDPR) per le seguenti finalità di servizio: • svolgere le attività strettamente connesse e strumentali alla conclusione, alla gestione e alla esecuzione del rapporto contrattuale con la Società, ivi inclusa, a titolo esemplificativo: - gestione anagrafica e qualifica clienti - gestione delle richieste di acquisto e vendita; - gestione generale del rapporto contrattuale, comprensivo dei casi in cui il medesimo si esplichi nell’utilizzo dei dati raccolti, anche direttamente dall’interessato, al fine di inviare allo stesso offerte e preventivi dei prodotti/servizi venduti e proposti; - gestione magazzino, gestioni trasporti (inbound e outbound) e monitoraggio delle spedizioni; - gestione della documentazione tecnica (comprensiva di rilievi, anche mediante mezzi fotografici o audiovisivi, dello stato dei luoghi oggetto di intervento) e archiviazione della medesima; - gestione di fatture e di documenti di trasporto; • adempiere agli obblighi derivanti da normative nazionali e comunitarie – nonché dalla Regione di competenza, oltre che alle disposizioni impartite da altre Autorità a ciò legittimate dalla legge, quali l’effettuazione di adempimenti amministrativo-contabili – quali la gestione della contabilità e della tesoreria, nonché della fatturazione (ad esempio la verifica e la registrazione delle fatture), in conformità a quanto richiesto dalla normativa vigente; • esercitare i diritti del Titolare, ad esempio, il diritto di difesa in giudizio o l’azione di propri diritti; • finalità connesse al controllo degli accessi logici ai sistemi informativi aziendali, al fine di garantire la sicurezza di persone e beni. Per le finalità sopra elencate il trattamento è necessario per l’esecuzione del contratto in essere ovvero per ottemperare agli obblighi derivanti dalla Legge, ovvero è fondato su un legittimo interesse del Titolare. Pertanto, il rifiuto di fornire i Dati non consente di instaurare il rapporto contrattuale e/o di adempiere alle conseguenti obbligazioni. b) Solo previo Suo specifico e distinto consenso (art. 6, lettera a) e art. 7 GDPR), per le seguenti finalità di marketing: • con riferimento a prodotti e servizi propri, ovvero di società terze, svolgere attività funzionali alla promozione, alla erogazione e/o alla vendita dei prodotti e servizi attraverso e-mail, posta e/o sms, contatti telefonici, fax, newsletter, social network, comunicazione commerciali e/o materiale pubblicitario; tali attività potranno essere compiute direttamente da ANTIS GROUP SRLin via autonoma o avvalendosi di soggetti terzi appositamente incaricati; • pubblicazione di immagini dell’interessato (a titolo di esempio clienti e fornitori ritratti in ambito fieristico) e dei lavori effettuati e prodotti installati a scopo illustrativo-dimostrativo e/o pubblicitario, su materiale cartaceo (volantini, brochure, etc.) e mediante mezzi telematici (siti internet, social network, etc); • rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi. Segnatamente, le basi giuridiche del trattamento sono: • contratto o richieste precontrattuali di cui l’Interessato è parte; • adempimento di un obbligo legale cui è soggetto il Titolare del trattamento; • legittimo interesse del Titolare del trattamento; • consenso. 3) Natura del conferimento dei dati e conseguenze dell’eventuale rifiuto di rispondere La comunicazione dei dati è necessaria per l’esecuzione di obblighi legali e contrattuali: l’eventuale rifiuto a fornire i dati richiesti (in tutto o in parte) può dar luogo all’impossibilità per il titolare di dare esecuzione al contratto con l’interessato e di svolgere correttamente gli adempimenti connessi al contratto in essere. 4) Modalità del trattamento dei dati e tempi di conservazione Il trattamento dei suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2 GDPR e precisamente: la raccolta, la registrazione, a fini di conservazione, in registri cartacei ed elettronici, l’organizzazione ed elaborazione dei dati contenuti negli archivi elettronici, la comunicazione ad altri soggetti (vedi punto 5 e 6), la consultazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco e la cancellazione e distruzione dei dati, qualora vengano meno i presupposti del trattamento. Le modalità di trattamento dei dati prevedono pertanto l’utilizzo di strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità alle norme vigenti. Vengono utilizzati sistemi di prevenzione e protezione, sistematicamente aggiornati e verificati in termini di affidabilità. Il Titolare tratterà i dati personali per il tempo necessario per adempiere alle finalità di cui sopra e comunque per non oltre 10 anni . Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, i Dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup. 5) Accesso ai dati I Vostri dati potranno essere resi accessibili: • a dipendenti, ai professionisti associati e collaboratori del Titolare nella loro qualità di autorizzati al trattamento e/o amministratori di sistema; • a società terze o altri soggetti che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento dati. 6) Comunicazione dei dati Per le finalità di cui sopra e, sempre limitatamente a quanto di stretta competenza in relazione allo specifico rapporto intercorrente tra Voi e ANTIS GROUP SRL può essere necessario comunicare i Vostri dati personali ad altri soggetti correlati con funzione meramente organizzativa o di natura pubblica, oppure a società terze che collaborino con ANTIS GROUP SRL per la fornitura dei servizi che operano terzi (a titolo di esempio: banche ed istituti di credito, assicurazioni, Enti istituzionali, corrieri e spedizionieri) ovvero come Titolari autonomi ovvero come Responsabili esterni del trattamento (a titolo di esempio: consulenti informatici, agenzie di recupero credito). Le precisiamo, infine, che l’elenco completo e costantemente aggiornato di tutti i predetti soggetti cui possono essere comunicati i dati in qualità di titolari autonomi o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, è disponibile e può essere richiesto scrivendo a ANTIS GROUP SRL. I suoi dati personali non sono soggetti a diffusione. 7) Trasferimento dei dati a paesi terzi I dati personali potranno essere conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server presso altra sede extra UE. In tal caso, il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione europea. 8) Diritti dell’interessato Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui agli art. 15 – 21 del GDPR e precisamente i diritti di: I. ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile; II. ottenere l’indicazione: a) dell’origine dei dati personali; b) delle finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designata ai sensi dell’art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati; III. ottenere: a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; IV. opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che La riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l’uso di sistemi automatizzati di chiamata senza l’intervento di un operatore mediante e-mail e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell’interessato, esposto al precedente punto b), per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte. Pertanto, l’interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure nessuna delle due tipologie di comunicazione. Ove applicabili, ha altresì diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo/segnalazione all’Autorità Garante per il trattamento dei dati. Il titolare del trattamento non intende trattare i dati forniti per finalità diverse da quelle per cui sono stati raccolti.